SES.HOSPEDAJES dans un logement touristique : ce que vous devez enregistrer et ce que vous ne devriez pas laisser pour le jour de l'arrivée
Vous avez une réservation pour demain. Le client a déjà payé, le code d'entrée est prêt et il semble que le check-in soit résolu. Mais il reste une partie qui ne dépend ni d'Airbnb ni de Booking : la communication des données d'hébergement.
Ce que le système exige
Le Ministère de l'Intérieur confirme que les obligations du Décret Royal 933/2021 s'appliquent également aux appartements, bungalows et autres hébergements touristiques, que l'activité soit exercée professionnellement ou non.
Pour utiliser le système d'hébergement, l'établissement doit s'enregistrer. Ensuite, il peut accéder par certificat numérique ou identifiants et envoyer, consulter ou modifier les communications effectuées.
L'erreur opérationnelle
Le problème habituel n'est pas de savoir que SES.HOSPEDAJES existe. C'est de mettre en place un processus où le client arrive, des données manquent encore et quelqu'un commence à demander des documents alors que l'entrée devrait déjà être résolue.
- Le client arrive.
- Des données manquent encore.
- On commence à demander des documents.
- Le logement a une entrée autonome.
- Personne ne sait avec certitude si la communication a été effectuée.
Checklist Gatavia avant chaque arrivée
- Données du titulaire et de la réservation complètes.
- Données exigibles des voyageurs recueillies.
- Identité vérifiée selon la procédure applicable.
- Communication envoyée.
- Confirmation ou enregistrement interne de l'envoi.
- Incident marqué si des informations manquent.
Le check-in autonome n'élimine pas les obligations administratives. Une serrure intelligente résout la porte ; elle ne résout pas l'enregistrement du client. L'opération correcte consiste à obtenir les données avant l'arrivée et à séparer la communication administrative de l'envoi simple du code d'accès.
Sources : Ministère de l'Intérieur et Site Électronique du Ministère de l'Intérieur.