Come sapere quali abitazioni lasciano più margine in una gestione di affitti vacanzieri
Per sapere quali abitazioni sono realmente più redditizie per una gestione non basta guardare il fatturato o la commissione di gestione. Bisogna calcolare quanto incassa l'azienda per ogni abitazione, sottrarre i costi diretti che provoca e assegnare una parte ragionevole dei costi comuni. Solo allora appare il margine reale.
Quando una gestione inizia a crescere, c'è un dato che di solito viene osservato molto: il numero di abitazioni.
20, 50, 100, 300...
È logico. Maggiori alloggi di solito significano più prenotazioni, più proprietari e più fatturato. Il problema si presenta quando la crescita del portafoglio diventa la principale misura del business e smettiamo di guardare cosa sta accadendo con il profitto.
Non tutte le abitazioni lasciano gli stessi soldi alla gestione. E nemmeno tutte richiedono lo stesso lavoro.
Per questo c'è una domanda che è utile poter rispondere con dati:
Di tutte le abitazioni che gestiamo, quali lasciano realmente più margine all'azienda?
Fatturato per abitazione e redditività non sono la stessa cosa
Due abitazioni possono generare una commissione mensile simile e essere affari completamente diversi per la gestione.
Una può funzionare con poche problematiche, un proprietario autonomo e un'operatività stabile. L'altra può necessitare di chiamate costanti, spostamenti, cambi dell'ultimo minuto, più compiti amministrativi e molto più tempo del team.
Se entrambe generano 600 € al mese per la gestione, in un rapporto di fatturato sembrano equivalenti. Nella contabilità interna probabilmente non lo sono.
Misurare la redditività del portafoglio usando solo l'entrata o la commissione di ogni alloggio. L'entrata spiega quanto entra. Il margine spiega quanto rimane dopo aver gestito quell'abitazione.
La formula base per calcolare il margine per abitazione
Margine dell'abitazione = entrate per la gestione − costi diretti − parte assegnata dei costi comuni.
Se vogliamo esprimerlo come percentuale:
Margine % = margine / entrate di gestione × 100.
La formula è semplice. La difficoltà sta nel decidere correttamente quali costi appartengono a ogni abitazione e come ripartire quelli che influenzano l'intera azienda.
1. Inizia con le entrate che l'abitazione genera per la gestione
Non parliamo del fatturato totale dell'alloggio per il proprietario, ma delle entrate che spettano all'azienda di gestione.
Secondo il modello commerciale possono includere:
- commissione di gestione;
- onorari fissi mensili;
- margine su determinati servizi;
- check-in o assistenza in presenza quando fatturati separatamente;
- servizi aggiuntivi contrattati dal proprietario.
È utile separare questi concetti. Un'abitazione può fatturare molto all'ospite e, tuttavia, generare poco reddito netto per la gestione.
2. Identifica i costi diretti di quell'abitazione
Sono le spese che possiamo associare in modo ragionevolmente chiaro a un alloggio specifico.
- spostamenti specifici;
- check-in in presenza;
- ore straordinarie legate a problematiche;
- servizi esterni assunti dalla gestione;
- materiali o consumabili inclusi nel servizio;
- costi di incasso o gateway quando necessario;
- manutenzione che la gestione assume e non ripercuote.
Più volume ha l'azienda, più è importante registrare bene questi costi. Una piccola spesa ripetuta in decine di abitazioni finisce per diventare una somma rilevante.
3. Non lasciare tutti i costi di struttura in un'unica borsa
Dopo ci sono i costi condivisi: personale amministrativo, assistenza all'ospite, ufficio, software, supervisione, direzione, telefono, strumenti interni e altre spese che servono a tutto il portafoglio.
Se vengono lasciati solo come “struttura”, potremo sapere se l'azienda guadagna denaro nel complesso, ma sarà più difficile scoprire quale parte del portafoglio sostiene quel risultato.
Non esiste una ripartizione perfetta. L'importante è utilizzare un criterio ragionevole e mantenerlo in modo coerente.
| Costo condiviso | Criterio di ripartizione possibile |
|---|---|
| Assistenza all'ospite | Numero di prenotazioni, messaggi o problematiche |
| Amministrazione | Numero di abitazioni, proprietari o tempo dedicato |
| Software | Numero di unità gestite o costo reale per licenza |
| Supervisione delle operazioni | Ore, volume di prenotazioni o complessità della zona |
| Ufficio o struttura territoriale | Abitazioni o fatturato di ogni zona |
Una gestione non ha bisogno di una contabilità analitica perfetta per iniziare. Ha bisogno di un sistema sufficientemente coerente per confrontare le abitazioni tra loro e rilevare differenze che prima erano nascoste.
Esempio: l'abitazione che fattura di più non è sempre la migliore
Immaginiamo due alloggi gestiti dalla stessa azienda.
| Abitazione A | Abitazione B | |
|---|---|---|
| Entrate per la gestione | 650 € | 720 € |
| Costi diretti | 110 € | 240 € |
| Costi comuni assegnati | 160 € | 260 € |
| Margine | 380 € | 220 € |
| Margine su entrata di gestione | 58,5 % | 30,6 % |
Esempio illustrativo. Le cifre sono ipotetiche utilizzate solo per mostrare il calcolo.
Se guardiamo solo le entrate di gestione, l'abitazione B sembra migliore. Quando incorporiamo il costo di gestirla, l'abitazione A apporta 160 € in più di margine al mese.
Con 100 o 300 abitazioni, differenze di questo tipo possono cambiare completamente la lettura del business.
La redditività deve essere analizzata anche per proprietario
A volte il problema non è nell'abitazione, ma nella relazione di gestione che esiste dietro.
Due proprietari con immobili simili possono richiedere quantità di tempo completamente diverse. Uno controlla la sua liquidazione mensile e ha bisogno di poco supporto. L'altro richiede modifiche continue, chiamate, spiegazioni, compiti aggiuntivi o condizioni speciali.
Questo non rende nessuno un “cattivo proprietario”. Ma modifica il costo reale del servizio.
Quando una gestione non misura questo sforzo, può finire per dedicare una parte sproporzionata del team a conti che lasciano poco margine.
Analizza anche per zona, ufficio e tipo di servizio
L'analisi per abitazione è il primo livello. Dopo vale la pena raggruppare i risultati.
Una zona può fatturare molto e necessitare di tanti spostamenti o tanta struttura che il suo margine sia ridotto. Un'altra può gestire meno volume ed essere molto più efficiente.
Lo stesso vale tra uffici, tipi di alloggio o modelli di servizio.
Per esempio:
- appartamenti urbani contro ville;
- affitti vacanzieri contro soggiorni medi;
- gestione integrale contro servizi parziali;
- proprietari con un'abitazione contro grandi conti;
- mercati consolidati contro nuove zone in espansione.
Quando l'azienda inizia a separare questi risultati, le decisioni commerciali cambiano. Non si tratta più solo di ottenere più proprietà, ma di sapere che tipo di proprietà è interessante incorporare e in quali condizioni.
Quali indicatori è utile rivedere ogni mese
Una gestione con un certo volume dovrebbe poter rispondere senza dover creare un Excel da zero ogni volta:
- quali abitazioni lasciano più margine;
- quali abitazioni lasciano meno margine;
- quali proprietari consumano più risorse;
- quali zone o uffici sono più redditizi;
- quali servizi apportano migliori risultati;
- quanto pesa la struttura sulle entrate;
- come sta evolvendo il margine rispetto ai mesi precedenti;
- se la crescita del portafoglio sta anche aumentando il profitto.
Se queste risposte richiedono di aprire il PMS, scaricare vari file, controllare la banca, consultare fatture e incrociare tutto manualmente, probabilmente il problema non è che manchino dati. Manca uno strato che li ordini per poter decidere.
Questo è precisamente il vuoto che rimane tra l'operatività quotidiana e la direzione finanziaria. Il PMS può organizzare prenotazioni, ospiti e disponibilità; ma per sapere se l'azienda guadagna di più crescendo, è necessario collegare quell'operatività con costi, struttura e risultati. In Gatavia spieghiamo questa differenza anche in PMS, prenotazioni, redditività e impatto finanziario per gestori.
Un'abitazione con poco margine non deve uscire dal portafoglio
Il margine non deve essere utilizzato come una regola automatica.
Un'abitazione può avere poco margine oggi e continuare a essere strategica perché appartiene a un proprietario con dieci alloggi, perché consente di entrare in una nuova zona, perché completa un portafoglio importante o perché esiste margine per rivedere il prezzo del servizio.
I numeri non sostituiscono la decisione imprenditoriale. La rendono più consapevole.
Crescere in abitazioni non basta. Bisogna sapere quale parte di quella crescita lascia profitto.
Una gestione inizia ad avere controllo finanziario del suo portafoglio quando può confrontare entrate, costi diretti e struttura per abitazione, proprietario, zona e servizio. Da lì può rivedere i prezzi, dare priorità all'acquisizione, correggere i processi e decidere dove vale la pena continuare a crescere.
Domande frequenti
Come si calcola la redditività di un'abitazione per una gestione?
Si confrontano le entrate che quell'abitazione genera per l'azienda con i suoi costi diretti e con una parte ragionevole dei costi comuni. Il risultato è il margine che apporta alla gestione.
È sufficiente guardare la commissione di gestione?
No. Due abitazioni possono generare la stessa commissione e richiedere quantità di lavoro molto diverse. La commissione misura l'entrata; il margine misura cosa rimane dopo aver gestito il servizio.
Come si ripartiscono i costi comuni tra le abitazioni?
Dipende dal tipo di costo. Può essere utilizzato il numero di abitazioni, prenotazioni, problematiche, ore dedicate, fatturato o una combinazione. L'importante è che il criterio sia ragionevole e venga mantenuto in modo coerente.
È utile misurare la redditività per proprietario?
Sì. Il tempo commerciale, amministrativo e operativo dedicato a ogni conto può variare molto. Analizzarlo aiuta a rivedere prezzi, servizi e organizzazione.
Qual è la differenza tra fatturato e margine?
Il fatturato mostra quanto entra nell'azienda. Il margine mostra quanto rimane dopo aver sostenuto i costi necessari per generare quelle entrate.
Gatavia lavora sulla direzione finanziaria degli affitti vacanzieri per ordinare entrate, spese, costi condivisi e risultati e trasformarli in decisioni. Puoi conoscere il servizio di Direzione Finanziaria assistita o rivedere i rapporti di redditività.
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