Wie man herausfindet, welche Wohnungen in einer Ferienvermietungsagentur die größte Marge lassen
Um herauszufinden, welche Wohnungen für eine Agentur wirklich rentabel sind, reicht es nicht aus, nur die Einnahmen oder die Verwaltungsgebühr zu betrachten. Man muss berechnen, wie viel die Agentur für jede Wohnung einnimmt, die direkten Kosten abziehen, die dadurch entstehen, und einen angemessenen Teil der Gemeinkosten zuweisen. Nur dann zeigt sich die tatsächliche Marge.
Wenn eine Agentur zu wachsen beginnt, gibt es eine Kennzahl, die oft sehr genau betrachtet wird: die Anzahl der Wohnungen.
20, 50, 100, 300...
Das ist logisch. Mehr Unterkünfte bedeuten in der Regel mehr Buchungen, mehr Eigentümer und mehr Einnahmen. Das Problem tritt auf, wenn das Wachstum des Portfolios zur Hauptkennzahl des Geschäfts wird und wir aufhören, den Gewinn zu betrachten.
Nicht alle Wohnungen bringen der Agentur das gleiche Geld ein. Und nicht alle erfordern den gleichen Aufwand.
Deshalb ist es wichtig, eine Frage mit Daten beantworten zu können:
Von all den Wohnungen, die wir verwalten, welche bringen der Agentur tatsächlich die größte Marge?
Einnahmen pro Wohnung und Rentabilität sind nicht dasselbe
Zwei Wohnungen können eine ähnliche monatliche Gebühr generieren und für die Agentur völlig unterschiedliche Geschäfte sein.
Eine kann mit wenigen Vorfällen, einem selbstständigen Eigentümer und einem stabilen Betrieb funktionieren. Eine andere kann ständige Anrufe, Reisen, kurzfristige Änderungen, mehr Verwaltungsaufgaben und viel mehr Zeit des Teams erfordern.
Wenn beide 600 € pro Monat für die Agentur generieren, scheinen sie in einem Einnahmenbericht gleichwertig zu sein. In der internen Gewinn- und Verlustrechnung sind sie es wahrscheinlich nicht.
Die Rentabilität des Portfolios nur anhand der Einnahmen oder der Gebühr jeder Unterkunft zu messen. Die Einnahmen erklären, wie viel hereinkommt. Die Marge erklärt, wie viel nach der Betreuung dieser Wohnung übrig bleibt.
Die grundlegende Formel zur Berechnung der Marge pro Wohnung
Marge der Wohnung = Einnahmen für die Agentur − direkte Kosten − zugewiesener Teil der Gemeinkosten.
Wenn wir es als Prozentsatz ausdrücken wollen:
Marge % = Marge / Verwaltungseinnahmen × 100.
Die Formel ist einfach. Es ist schwierig, korrekt zu entscheiden, welche Kosten zu jeder Wohnung gehören und wie die Kosten, die das gesamte Unternehmen betreffen, verteilt werden.
1. Beginnen Sie mit den Einnahmen, die die Wohnung für die Agentur generiert
Wir sprechen nicht von den Gesamteinnahmen der Unterkunft für den Eigentümer, sondern von den Einnahmen, die der Agentur zustehen.
Je nach Geschäftsmodell können diese Folgendes umfassen:
- Verwaltungsgebühr;
- monatliche Festhonorare;
- Marge auf bestimmte Dienstleistungen;
- Check-in oder persönliche Betreuung, wenn separat abgerechnet;
- zusätzliche Dienstleistungen, die vom Eigentümer gebucht werden.
Es ist wichtig, diese Konzepte zu trennen. Eine Wohnung kann viel an den Gast abrechnen und dennoch wenig Nettoumsatz für die Agentur generieren.
2. Identifizieren Sie die direkten Kosten dieser Wohnung
Das sind die Ausgaben, die wir einem bestimmten Unterkunft klar zuordnen können.
- konkrete Reisen;
- persönlicher Check-in;
- Überstunden im Zusammenhang mit Vorfällen;
- externe Dienstleistungen, die von der Agentur übernommen werden;
- Materialien oder Verbrauchsmaterialien, die im Service enthalten sind;
- Kosten für die Zahlung oder das Gateway, wenn zutreffend;
- Wartung, die die Agentur übernimmt und nicht weiterverrechnet.
Je mehr Volumen das Unternehmen hat, desto wichtiger ist es, diese Kosten gut zu erfassen. Eine kleine wiederkehrende Ausgabe in Dutzenden von Wohnungen wird zu einem relevanten Betrag.
3. Lassen Sie nicht alle Strukturkosten in einem einzigen Topf
Dann kommen die gemeinsamen Kosten: Verwaltungspersonal, Gästebetreuung, Büro, Software, Überwachung, Leitung, Telefon, interne Werkzeuge und andere Ausgaben, die dem gesamten Portfolio dienen.
Wenn sie nur als „Struktur“ belassen werden, können wir wissen, ob das Unternehmen insgesamt Geld verdient, aber es wird schwieriger, herauszufinden, welcher Teil des Portfolios dieses Ergebnis trägt.
Es gibt keine perfekte Verteilung. Wichtig ist, ein vernünftiges Kriterium zu verwenden und es konsistent zu halten.
| Gemeinkosten | Mögliche Verteilungskriterien |
|---|---|
| Gästebetreuung | Anzahl der Buchungen, Nachrichten oder Vorfälle |
| Verwaltung | Anzahl der Wohnungen, Eigentümer oder aufgewendete Zeit |
| Software | Anzahl der verwalteten Einheiten oder tatsächliche Kosten pro Lizenz |
| Überwachung der Abläufe | Stunden, Buchungsvolumen oder Komplexität der Region |
| Büro oder territoriale Struktur | Wohnungen oder Einnahmen jeder Region |
Eine Agentur benötigt keine perfekte analytische Buchhaltung, um zu beginnen. Sie benötigt ein System, das ausreichend kohärent ist, um Wohnungen miteinander zu vergleichen und Unterschiede zu erkennen, die zuvor verborgen waren.
Beispiel: Die Wohnung mit den höchsten Einnahmen ist nicht immer die beste
Stellen wir uns zwei Unterkünfte vor, die von derselben Agentur verwaltet werden.
| Wohnung A | Wohnung B | |
|---|---|---|
| Einnahmen für die Agentur | 650 € | 720 € |
| Direkte Kosten | 110 € | 240 € |
| Zuordnete Gemeinkosten | 160 € | 260 € |
| Marge | 380 € | 220 € |
| Marge auf Verwaltungseinnahmen | 58,5 % | 30,6 % |
Illustratives Beispiel. Die Zahlen sind Annahmen, die nur zur Veranschaulichung der Berechnung verwendet werden.
Wenn wir nur die Verwaltungseinnahmen betrachten, scheint Wohnung B besser zu sein. Wenn wir die Kosten für die Betreuung einbeziehen, bringt Wohnung A 160 € mehr Marge pro Monat.
Mit 100 oder 300 Wohnungen können solche Unterschiede die gesamte Geschäftsanalyse verändern.
Die Rentabilität sollte auch nach Eigentümer analysiert werden
Manchmal liegt das Problem nicht in der Wohnung, sondern in der Managementbeziehung, die dahintersteht.
Zwei Eigentümer mit ähnlichen Immobilien können ganz unterschiedliche Zeitmengen erfordern. Einer überprüft seine monatliche Abrechnung und benötigt kaum Unterstützung. Der andere fordert kontinuierliche Änderungen, Anrufe, Erklärungen, zusätzliche Aufgaben oder besondere Bedingungen.
Das macht niemanden zu einem „schlechten Eigentümer“. Aber es verändert die tatsächlichen Kosten des Services.
Wenn eine Agentur diesen Aufwand nicht misst, kann sie am Ende einen unverhältnismäßig großen Teil des Teams für Konten aufwenden, die wenig Marge bringen.
Analysieren Sie auch nach Region, Büro und Art des Services
Die Analyse nach Wohnung ist die erste Ebene. Danach lohnt es sich, die Ergebnisse zu gruppieren.
Eine Region kann viel Umsatz generieren und so viele Reisen oder so viel Struktur benötigen, dass ihre Marge gering ist. Eine andere kann weniger Volumen haben und viel effizienter sein.
Das Gleiche gilt für Büros, Unterkunftsarten oder Servicemodelle.
Zum Beispiel:
- Stadtwohnungen im Vergleich zu Villen;
- Ferienvermietung im Vergleich zu Langzeitmieten;
- komplette Verwaltung im Vergleich zu Teilservices;
- Eigentümer mit einer Wohnung im Vergleich zu großen Konten;
- etablierte Märkte im Vergleich zu neuen, sich entwickelnden Regionen.
Wenn das Unternehmen beginnt, diese Ergebnisse zu trennen, ändern sich die geschäftlichen Entscheidungen. Es geht nicht mehr nur darum, mehr Immobilien zu gewinnen, sondern zu wissen, welche Art von Immobilien interessant ist und unter welchen Bedingungen.
Welche Indikatoren sollten jeden Monat überprüft werden
Eine Agentur mit einem gewissen Volumen sollte in der Lage sein, ohne jedes Mal ein Excel-Dokument von Grund auf neu zu erstellen, zu antworten:
- Welche Wohnungen bringen die größte Marge?
- Welche Wohnungen bringen die geringste Marge?
- Welche Eigentümer verbrauchen die meisten Ressourcen?
- Welche Regionen oder Büros sind am rentabelsten?
- Welche Dienstleistungen bringen die besten Ergebnisse?
- Wie hoch ist der Anteil der Struktur an den Einnahmen?
- Wie entwickelt sich die Marge im Vergleich zu den Vormonaten?
- Ob das Wachstum des Portfolios auch den Gewinn steigert.
Wenn diese Antworten erfordern, das PMS zu öffnen, mehrere Dateien herunterzuladen, die Bank zu überprüfen, Rechnungen zu konsultieren und alles manuell zu verknüpfen, liegt das Problem wahrscheinlich nicht an fehlenden Daten. Es fehlt eine Schicht, die sie organisiert, um Entscheidungen treffen zu können.
Das ist genau die Lücke, die zwischen dem täglichen Betrieb und der Finanzleitung besteht. Das PMS kann Buchungen, Gäste und Verfügbarkeit organisieren; aber um zu wissen, ob das Unternehmen durch Wachstum mehr verdient, muss dieser Betrieb mit Kosten, Struktur und Ergebnis verbunden werden. In Gatavia erklären wir diesen Unterschied auch in PMS, Buchungen, Rentabilität und finanzielle Auswirkungen für Manager.
Eine Wohnung mit geringer Marge muss nicht aus dem Portfolio entfernt werden
Die Marge sollte nicht als automatische Regel verwendet werden.
Eine Wohnung kann heute eine geringe Marge haben und dennoch strategisch sein, weil sie einem Eigentümer mit zehn Unterkünften gehört, weil sie den Eintritt in eine neue Region ermöglicht, weil sie ein wichtiges Portfolio ergänzt oder weil es Spielraum gibt, den Preis des Services zu überprüfen.
Die Zahlen ersetzen nicht die unternehmerische Entscheidung. Sie machen sie bewusster.
Wachstum bei Wohnungen reicht nicht aus. Man muss wissen, welcher Teil dieses Wachstums Gewinn bringt.
Eine Agentur hat die finanzielle Kontrolle über ihr Portfolio, wenn sie Einnahmen, direkte Kosten und Struktur nach Wohnung, Eigentümer, Region und Dienstleistung vergleichen kann. Von dort aus kann sie Preise überprüfen, die Akquise priorisieren, Prozesse korrigieren und entscheiden, wo es sich lohnt, weiter zu wachsen.
Häufig gestellte Fragen
Wie wird die Rentabilität einer Wohnung für eine Agentur berechnet?
Die Einnahmen, die diese Wohnung für das Unternehmen generiert, werden mit ihren direkten Kosten und einem angemessenen Teil der Gemeinkosten verglichen. Das Ergebnis ist die Marge, die sie der Agentur bringt.
Reicht es aus, die Verwaltungsgebühr zu betrachten?
Nein. Zwei Wohnungen können die gleiche Gebühr generieren und ganz unterschiedliche Arbeitsmengen erfordern. Die Gebühr misst Einnahmen; die Marge misst, was nach der Betreuung des Services übrig bleibt.
Wie werden die Gemeinkosten zwischen den Wohnungen verteilt?
Das hängt von der Art der Kosten ab. Es können die Anzahl der Wohnungen, Buchungen, Vorfälle, aufgewendete Stunden, Einnahmen oder eine Kombination verwendet werden. Wichtig ist, dass das Kriterium vernünftig ist und konsistent beibehalten wird.
Ist es sinnvoll, die Rentabilität nach Eigentümer zu messen?
Ja. Die kommerziellen, administrativen und operativen Zeiten, die für jedes Konto aufgewendet werden, können stark variieren. Eine Analyse hilft, Preise, Dienstleistungen und Organisation zu überprüfen.
Was ist der Unterschied zwischen Einnahmen und Marge?
Die Einnahmen zeigen, wie viel das Unternehmen einnimmt. Die Marge zeigt, wie viel nach der Deckung der notwendigen Kosten zur Generierung dieser Einnahmen übrig bleibt.
Gatavia arbeitet an der finanziellen Leitung der Ferienvermietung, um Einnahmen, Ausgaben, gemeinsame Kosten und Ergebnisse zu ordnen und in Entscheidungen umzuwandeln. Sie können den Service der Assistierten Finanzleitung kennenlernen oder die Rentabilitätsberichte überprüfen.
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